ΣΤΟΧΟΣ : Η ΕΝΙΣΧΥΣΗ ΤΟΥ ΡΟΛΟΥ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΠΛΑΙΣΙΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΜΕ ΤΗΝ ΠΡΟΕΔΡΙΑ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ ΚΑΙ ΤΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΑ/ΥΦΥΠΟΥΡΓΕΙΑ/ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΗΘΗΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΤΗ ΛΗΨΗ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ.
Συνοπτική περιγραφή του Στόχου
Η συνεχής ποιοτική και επαγγελματική αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς το Υπουργικό Συμβούλιο και την Προεδρία, Προεδρικό Μέγαρο, με την εξασφάλιση της απόλυτης προστασίας των εγγράφων και τη διασφάλιση του αδιάβλητου όλων των πληροφοριών που τηρούνται στα αρχεία της, μέσω της υιοθέτησης και εφαρμογής βέλτιστων πρακτικών και σύγχρονων τεχνολογικών μεθόδων για την αποτελεσματικότερη διεκπεραίωση του έργου τους.
Κύριες δραστηριότητες του Στόχου
Οι κύριες δραστηριότητες που αφορούν στην επίτευξη του στόχου είναι οι ακόλουθες:
1. Η εύρυθμη λειτουργία της Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου, η τήρηση πρακτικών και διαβίβαση των αποφάσεων του Υπουργικού Συμβουλίου στις αρμόδιες αρχές και τα αρμόδια όργανα και πρόσωπα.
Περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
• Άντληση βέλτιστων πρακτικών λειτουργίας Αρχείων άλλων αντίστοιχων φορέων.
• Χαρτογράφηση όλων των ακολουθούμενων διαδικασιών και προσαρμογή τους στη βάση των Γενικών Διατάξεων και προβλεπόμενων Κανονισμών.
• Έκδοση Εγκυκλίου/ων με οδηγίες για τήρηση και εφαρμογή συγκεκριμένων προνοιών στις ακολουθούμενες διαδικασίες και μεθόδους που θα πρέπει να τηρούνται για σκοπούς διασφάλισης και καθορισμού ενιαίας πρακτικής στις ακολουθούμενες διαδικασίες.
• Ηλεκτρονική διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας της Γραμματείας Υπουργικού Συμβουλίου και περιορισμός της χρήσης έντυπων εγγράφων εντός της Γραμματείας.
2. Ο προκαταρκτικός έλεγχος των εγγράφων/ θεμάτων που υποβάλλονται ενώπιον του Υπουργικού Συμβουλίου για υποβοήθηση του έργου του στη λήψη αποφάσεων που να μην είναι σύννομες.
Περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
• Καλύτερος και πιο ενδελεχής έλεγχος του περιεχομένου των Προτάσεων/ Σημειωμάτων/ Εκθέσεων που παραλαμβάνονται από τη Γραμματεία Υπουργικού Συμβουλίου.
• Παροχή πλήρους, ακριβής και έγκαιρης ενημέρωσης στα Μέλη του Υπουργικού Συμβουλίου.
• Καθορισμός και τήρηση χρονοδιαγραμμάτων στις διαδικασίες ενημέρωσης των Μελών του Υπουργικού Συμβουλίου και συνέπεια στην τήρησή τους.
• Ενίσχυση/ βελτίωση του υφιστάμενου μηχανισμού παρακολούθησης των Αποφάσεων του Υπουργικού Συμβουλίου.
• Καλύτερη αξιοποίηση του Ηλεκτρονικού Συστήματος η-Συνεργασία μέσω του οποίου μπορεί να αναπτυχθεί πιο ποιοτική συνεργασία με τα αρμόδια Υπουργεία/ Υφυπουργεία, για όσα θέματα υποβάλονται ενώπιον του Υπουργικού Συμβουλίου.
3. Η προστασία των εγγράφων και πληροφοριών – μέτρα φυσικής και ηλεκτρονικής ασφάλειας.
Περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
• Διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και εγκυρότητας των εγγράφων.
• Αξιοποίηση των Τεχνολογιών, των Πληροφοριών και των Επικοινωνιών (ΤΠΕ).
• Συνεργασία με Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής (ΤΥΠ) για ενημέρωση και συστάσεις προς εφαρμογή μέτρων φυσικής και ηλεκτρονικής ασφάλειας.
• Συνεργασία με Εθνική Αρχή Ασφάλειας, για σκοπούς εφαρμογής των κατάλληλων μέτρων προστασίας των διαβαθμισμένων εγγράφων, πληροφοριών και υλικού που τυγχάνουν διαχείρισης από τη Γραμματεία Υπουργικού Συμβουλίου.
• Συνεχής εκπαίδευση/ επιμόρφωση όλου του προσωπικού της Γραμματείας για τους σκοπούς εφαρμογής των προβλεπόμενων διαδικασιών και κανόνων φύλαξης του προσωπικού χώρου εργασίας και των φυσικών εγγράφων που τηρούν στα γραφεία τους, του ηλεκτρονικού υπολογιστή και των ηλεκτρονικών τους εγγράφων.
4. Η επιδίωξη και παροχή διαφάνειας στο έργο της κυβέρνησης μέσω της δημοσιοποίησης του μέγιστου δυνατού.
Περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
• Άμεση δημοσίευση των τελικών αποφάσεων που λαμβάνει το Υπουργικό Συμβούλιο στην επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατία, στον ιστοχώρο της Γραμματείας, καθώς και στο ηλεκτρονικό Σύστημα «e-Συνεργασία» που χρησιμοποιείται για τις συνεδρίες του Υπουργικού Συμβουλίου.
• Τακτική ενημέρωση με στατιστικά στοιχεία, στον ιστοχώρο της Γραμματείας, αναφορικά με τις Συνεδρίες και τον όγκο εργασιών του Υπουργικού Συμβουλίου.
• Προσπάθιεια περιορισμού, στον ελάχιστο δυνατό βαθμό, του αριθμού των Αποφάσεων που δεν θα δημοσιεύονται.
• Δημοσίευση Αποφάσεων του Υπουργικού Συμβουλίου στην Εθνική Διαδικτυακή Πύλη Ανοικτών Δεδομένων www.data.gov.cy η οποία συνιστά ένα μοναδικό σημείο πρόσβασης όλων των δεδομένων που δημοσιεύονται από τους δημόσιους φορείς και διατίθενται ελεύθερα προς το κοινό και κάθε ενδιαφερόμενο φορέα.